Inquiry letter adalah
sebuah jenis surat permintaan atau permohonan informasi tentang suatu produk,
jasa, lowongan pekerjaan atau informasi bisnis lainnya.
Pada umumnya fungsi umum dari surat ini adalah untuk merespon suatu
periklanan dari sumber-sumber informasi seperti surat kabar, majalah atau media
elektronik tentang suatu produk/jasa saat kita tertarik dengan informasih yang
diperoleh tersebut.
Biasanya
suart ini merupakan sebuah langkah awal dalam membangun sebuah bisnis atau
kerjasama dari dua pihak, yakni penyedia produk/jasa dan pembeli produk/jasa
tersebut.
Dalam
surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia jasa/produk yang
merupakan pertanyaan dari pembeli agar dapat membantu pembeli itu sendiri
untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut. Hal-hal itu
mencakup :
a. Nama dan jenis produk
b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;
c. Harga satuannya.
d. Potongan harga;
e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual;
f. Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli, dan
g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain.
·
Contoh Inquiry
letter :
·
Contoh Balasan dari Inquiry letter :
Dari contoh surat diatas,maka dapat dilihat bahwa bagian-bagian inquiry
letter adalah :
1.
Kepala surat (header)
Tercantum
Alamat, jika sebuah instansi/perusahaan, pada bagian kepala surat bisa juga
menggunakan kop surat dari perusahaan/instansi tempat Anda bekerja dan cukup
menuliskan alamat perusahaan yang dituju.
2.
Tanggal surat (date) ; Contoh pada surat di
atas : 25 june 2009
3.
Pembuka (openning)
Pembuka
selalu diawali dengan salam. Dalam opening tergantung surat formal/ non
formal.
Contoh untuk
non formal : Dear Rara
Contoh untuk
formal : To Whom It May Concern
4.
Referensi (reference)
Paragraf
pertama selalu diawali dengan referensi yang Anda temui tentang perusahaan yang
dituju. Referensi tersebut bisa berupa iklan di media cetak dan elektronik atau
informasi bisnis lain yang Anda dapatkan dari kolega bisnis yang bekerja di
perusahaan tersebut. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
With
reference to your advertisement (ad) in ... Atau
Regarding
your advertisement (ad) in ...
5.
Permohonan informasi
Setelah
menuliskan referensi, Anda dapat melanjutkan dengan menuliskan permohonan
informasi yang ingin Anda dapatkan. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai
berikut:
Would you
please send me ... Atau Could you please
send me ...
Jika ada
informasi lain yang ingin Anda ketahui, Anda dapat menuliskannya dengan
ekspresi berikut ini:
I would also
like to know ... Atau Could you tell me whether
...
6.
Penutup dan tanda tangan (signature)
Ekspresi yang
umum digunakan pada bagian penutup adalah:
Sincerely
Atau ekspresi formal yang juga lazim digunakan adalah:
Yours faithfully
Setelah
menuliskan penutup, cantumkan nama serta jabatan (jika Anda merupakan seorang
staf pada suatu perusahaan).
http://pebi.comze.com/tulisan/20121011-d3629.htm
0 comments:
Post a Comment