MPR (Manajemen Proyek dan Resiko)

Manajemen Proyek dan Resiko–Konteks Manajemen Proyek dan IT

A. Gambaran Sistem dari Manajemen Proyek

Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah – masalah maupun kerumitan yang ditemui. Sehingga tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama – lama akan berkurang.

Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin kesuksesan perusahaan.

B. Komitmen stakeholder dan top manajemen dalam proyek TI

Stakeholder adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan setiap stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara professional dan bertanggung jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk tim proyek, manajer proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna).

C.Pemahaman mengenai Organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek

 

Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang,material,mesin, metode, lingkungan),sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut:

• Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
• James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
• Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
• Stephen P. Robbins menyatakan bahwa organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti  pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.

Variabel Struktur

1. UKURAN (SIZE) :- makin besar akan semakin komplek impersonal, semakinlugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan.- ukuran menciptakan dilemma.- tak ada yang tahu ukuran yang optimum.
2. JUMLAH TINGKATAN HIRARKHI :- Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal.- Sebaiknya tak terlalu banyak.- Perhatikan efektivitas komunikasi.
3. STRUKTUR KEWENANGAN :- Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagiorganisasi.- Siapa saja yang termasuk dalam struktur ?- Bila hanya satu orang bisa timbil kesulitan.- Pendelegasian wewenang.
4. STRUKTUR KOMUNIKASI :- Variabel yang terpenting.- Dari puncak hirarkhi sampai ke paling bawah.- Juga perlu diperhatikan komunikasi horizontal.
5. STRUKTUR TUGAS :- Sama dengan struktur peranan.- Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotanya.- Apakah semua pekerjaan terbagi habis ?- Apakah semua anggota mendapat peranan ?- Apakah hanya orang tertentu saja yang berperan ?
6. STRUKTUR STATUS DAN PRESTIS :- Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yangdiberikan ?- Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadianggota organisasi ?- Apakah prestis terbagi secara merata ?- Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua anggota ?

7. JARAK PSIKOLOGIS :- Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan).- Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarkhi.- Menunjukkan kemudahan komunikasi ver-tikal effektif/tidakPhase dan siklus hidup proyek .

D. Phase dan Siklus Hidup Proyek

Ada 6 tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over Lapping Phases, prototyping, joint aplication development, dan herative life cycle.

Berikut penjelasan secara detailnya:

1. Model Water Fall

• System / Information Engineering and Modeling; Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software.
• Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak / Software Requirements Analysis; Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software.
• Design; Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai.
• Coding; Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding.
• Testing / Verification; Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan.
• Maintenance; Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu.

2. System Engineering

Tahapannya dengan menggunakan OMT (Object Modelling Technique)

• Model Objek.
• Model Dinamis.
• Model Fungsional.

3. Over Lapping Phases

• Komunikasi pelanggan ,yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan.
• Perencanaan ,yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan.
• Analisis Resiko ,yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko manajemen dan teknis.
• Perekayasaan ,yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut.
• Konstruksi dan peluncuran,yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai.
• Evaluasi Pelanggan ,yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan.

4. Prototyping

• Pengumpulan kebutuhan; Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.
• Membangun prototyping; Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output).
• Evaluasi protoptyping; Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginan pelanggan.
• Mengkodekan sistem; Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai.
• Menguji sistem; Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan.
• Evaluasi Sistem; Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan.
• Menggunakan sistem; Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan.

5. Joint Aplication Development

• Bussiness Modelling; Tahap ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan informasi.
• Data Modelling; Tahap aliran informasi yang sudah didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data.
• Process Modelling; Tahap dimana objek data yang sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang diperlukan untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis.
• Application Generation; Tahap dimana menggunakan component program yang sudah ada atau membuat component yang bisa digunakan lagi.
• Testing and Turnover; Tahap pengujian sistem.

6. Herative Life Cycle

• Perencanaan (Planning); Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work plan) formal untuk pengembangan sistem
• Pendefinisian Knowledge (Knowledge Definition); Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan kebutuhan knowledge dari sistem
• Perancangan Knowledge (Knowledge Design); Tujuan tahap ini adalah menghasilkan rancangan rinci untuk sistem
• Koding dan pengujian (Code and Checkout); Tahap ini menandakan dimulainya pemrograman
• Verifikasi Knowledge (Knowledge Verification); Tahap ini bertujuan untuk menentukan ketepatan, kelengkapan, dan konsistensi sistem
• Evaluasi sistem (System Evaluation); Tahap ini merupakan tahap akhir dari siklus dan bertujuan untuk menyimpulkan apa yang dipelajari dari rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan.

E. Siklus hidup produk

Siklus hidup produk adalah suatu konsep penting yang memberikan pemahaman tentang dinamika kompetitif suatu produk. Seperti halnya dengan manusia, suatu produk juga memiliki siklus atau daur hidup. Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini yaitu suatu grafik yang menggambarkan riwayat produk sejak diperkenalkan ke pasar sampai dengan ditarik dari pasar .

Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini merupakan konsep yang penting dalam pemasaran karena memberikan pemahaman yang mendalam mengenai dinamika bersaing suatu produk. Konsep ini dipopulerkan oleh Levitt (1978) yang kemudian penggunaannya dikembangkan dan diperluas oleh para ahli lainnya.Ada berbagai pendapatan mengenai tahap – tahap yang ada dalam Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) suatu produk.

Ada yang menggolongkannya menjadi introduction, growth, maturity, decline dan termination. Sementara itu ada pula yang menyatakan bahwa keseluruhan tahap – tahap Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) terdiri dari introduction (pioneering), rapid growth (market acceptance), slow growth (turbulance), maturity (saturation), dan decline (obsolescence). Meskipun demikian pada umumnya yang digunakan adalah penggolongan ke dalam empat tahap, yaitu introduction, growth, maturity dan decline.Menurut Basu Swastha (1984:127-132), daur hidup produk itu di bagi menjadi empat tahap, yaitu :

1. Tahap perkenalan (introduction). Pada tahap ini, barang mulai dipasarkan dalam jumlah yang besar walaupun volume penjualannya belum tinggi. Barang yang di jual umumnya barang baru (betul-betul baru) Karena masih berada pada tahap permulaan, biasanya ongkos yang dikeluarkan tinggi terutama biaya periklanan. Promosi yang dilakukan memang harus agresif dan menitikberatkan pada merek penjual. Di samping itu distribusi barang tersebut masih terbatas dan laba yang diperoleh masih rendah.

2. Tahap pertumbuhan (growth). Dalam tahap pertumbuhan ini, penjualan dan laba akan meningkat dengan cepat. Karena permintaan sudah sangat meningkat dan masyarakat sudah mengenal barang bersangkutan, maka usaha promosi yang dilakukan oleh perusahaan tidak seagresif tahap sebelumnya. Di sini pesaing sudah mulai memasuki pasar sehingga persaingan menjadi lebih ketat. Cara lain yang dapat dilakukan untuk memperluas dan meningkatkan distribusinya adalah dengan menurunkan harga jualnya.

3. Tahap kedewasaan (maturity). Pada tahap kedewasaan ini kita dapat melihat bahwa penjualan masih meningkat dan pada tahap berikutnya tetap. Dalam tahap ini, laba produsen maupun laba pengecer mulai turun. Persaingan harga menjadi sangat tajam sehingga perusahaan perlu memperkenalkan produknya dengan model yang baru. Pada tahap kedewasaan ini, usaha periklanan biasanya mulai ditingkatkan lagi untuk menghadapi persaingan.

4. Tahap kemunduran (decline). Hampir semua jenis barang yang dihasilkan oleh perusahaan selalu mengalami kekunoan atau keusangan dan harus di ganti dengan barang yang baru. Dalam tahap ini, barang baru harus sudah dipasarkan untuk menggantikan barang lama yang sudah kuno. Meskipun jumlah pesaing sudah berkurang tetapi pengawasan biaya menjadi sangat penting karena permintaan sudah jauh menurun. Apabila barang yang lama tidak segera ditinggalkan tanpa mengganti dengan barang baru, maka perusahaan hanya dapat beroperasi pada pasar tertentu yang sangat terbatas. Alternatif-alternatif yang dapat dilakukan oleh manajemen pada saat penjualan menurun antara lain:

1. Memperbarui barang (dalam arti fungsinya)
2. Meninjau kembali dan memperbaiki program pemasaran serta program produksinya agar lebih efisien
3. Menghilangkan ukuran, warna, dan model yang kurang baik
4. Menghilangkan sebagian jenis barang untuk mencapai laba optimum pada barang yang sudah ada
5. Meninggalkan sama sekali barang tersebut.

F. Konteks dari proyek IT

Sebuah fenomena yang unik telah terjadi dalam bidang teknologi informasi. Fenomena ini dapat dilihat pada seluruh aktivitas yang terdapat didalamnya. Hampir seluruh aktivitas yang terkait dengan kegiatan perencanaan, pengembangan dan penerapan teknologi informasi dilakukan melalui aktivitas berbasis proyek. Hal ini tentunya sangat berbeda dengan menyelesaikan sebuah pekerjaan yang bersifat rutin, dimana dalam menyelesaikan aktivitas berorientasi proyek, waktu pelaksanaan kegiatan, sasaran yang ingin dicapai, output yang akan dihasilkan, pihak-pihak yang terlibat, besarnya anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan ditetapkan dengan jelas.

Fenomena diatas mengindikasikan bahwa seseorang yang ingin berhasil dalam meniti karir di dunia IT, harus memiliki kemampuan yang baik dalam bidang manajemen proyek teknologi informasi.

Selain diterapkan dalam bidang konstruksi, ilmu manajemen proyek juga tidak kalah pentingnya untuk diterapkan dalam bidang IT. Nilai proyek IT yang cukup besar menyebabkan penanganan proyek-proyek IT harus direncanakan secara matang. Tidak jarang banyak proyek IT yang mengalami kegagalan dalam pencapaian tujuan, jadwal maupun batasan biaya yang telah ditetapkan diawal.

G. Fungsi kerja manajemen proyek

Manfaat manajemen proyek dilihat dari segi bidang-bidang tertentu yaitu:

1. Planning to Do( Perencanaan Selanjutnya), berfungsi sebagai memberikan gambaran hubungan ketergantungan dan pekerjaan, mengindetifikasi jalur kritis, merencanakan sumber daya, dan mengindentifikasi adanya select.

2. Pengendalian berfungsi memberikan dasar-dasar gambaran patokan dalam pengendalian proyek.

3. Lingkup kerja dan masalah yang dihadapi. Berfungsi memberikan dorongan nyata demi terciptanya komunikasi antar pemimpin proyek dan pelaksana proyek dilapangan ,supaya sukses dan mendapatkan hasil yang memuaskan.

Menurut H.Kerzener bahwa sisklus proyek adalah kegiatan dari awal kemudian bertambah macam dan intensitasnya sampai puncak , ke bawah dan ke atas , masing-masing memiliki tahap khusus yang kompleksitas , ukuran dan jadwal yang ditentukan, atau diperlukan. Kompleksitas proyek tergantung pada:

A. jumlah ragam macam kegiatan.

B. Macam dan jumlah kegiatan didalam suatu proyek dan luar.

Supaya poryek cepat berhasil ada hal yang penting diperhatikan yaitu:

1. konsepsional proyek
2. definisi proyek
3. penyusunan organisasi
4. pelaksanaan proyek
5. penyelesaian proyek.

Setiap akhir pengkajian dan keputusan apakah proyek tersebur dapat dilaksanakan ketahap berikutnya. Hasil dari setiap tahap terdahulu merupakan masukan utama bagi tahap berikutnya.

H. Keahlian Seorang Manajer Proyek

 

Seorang manajer proyek harus memiliki keterampilan yang luas hardskill maupun softskillnya. Keahlian yang disarankan yaitu :

1. Keterampilan berkomunikasi yang baik dan cekatan.
2. Keahlian dalam berorganisasi sehingga dapat membuat rencana dan menganalisis masalah.
3. Keterampilan team-building untuk memotivasi dan bekerja sama pada tim proyeknya.
4. Keterampilan teknologi
5. Keterampilan penyesuaian diri yaitu fleksibel, kreatif, sabar serta pantang menyerah.
6. Keterampilan kepemimpinan agar memberikan visi yang besar untuk tujuan proyek tersebut

I. Karakteristik dari manajer proyek yang efektif dan tidak efektif

 

A. Effective project manager

• Visioner
• Kompeten
• Motivator yang baik
• Mendukung anggota tim
• Membuat ide – ide baru

B.Ineffective project manager

• Minder
• Motivator yang buruk
• Tidak Kompeten
• Komunikator yang buruk
  
  
  
  
  Sumber:
  http://pmtips.net/wp-content/uploads/2010/02/best-practices-pm.jpg
  https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEiUhL_OZl18HpTAQNRh_kroQiiP1cJr0sfBvMEpPAK56pjydMDW9VrRLTcJdye2DQ48y5tufzo4nsfl7LJUkRn9mVg-jdsHGohrs7DzHUD34oFHcKdVklAYTWEtpsUWNIoGzOMTOkWgLBsH/s1600/pemahaman.jpg
  http://hendri31.blogspot.com/2011/10/konteks-manajemen-proyek-dan-ti_29.html
  http://tulisanhendri.blogspot.com/
  http://siteresources.worldbank.org/OPPORTUNITIES/Images/projectcycle-ar03_big.gif
  http://www.writeawriting.com/wp-content/uploads/2011/06/plc-product-life-cycle-curve.png
  http://www.fairsoft.com/sitebuildercontent/sitebuilderpictures/Manager.gif
  http://www.hameedhemmat.com/public_html/wp-content/uploads/2011/03/be_effective.jpg
  http://softskillrp3.wordpress.com/2012/01/04/manajemen-proyek-dan-resiko-konteks-manajemen-proyek-dan-it/